De rol van een klachtencommissies en de verhouding tot de AVG

Gedaagde als klachtencommissie

De eiseres, een P&O-adviseur in een ziekenhuis, wilde klachten indienen tegen haar leidinggevende en de Raad van Bestuur van het ziekenhuis. Eén van haar klachten betrof het niet onderzoeken van een melding van aanranding. Omdat de bestaande klachtencommissie van het ziekenhuis was ontbonden, werd de eiseres gevraagd of zij ermee instemde dat de gedaagde als klachtencommissie zou optreden. De gedaagde is een onderneming gespecialiseerd in het aanpakken van ongewenste omgangsvormen en het onderzoeken van klachten. De eiseres stemde in met deze aanstelling, mits aan bepaalde voorwaarden werd voldaan.

Na de aanstelling van de commissie diende de eiseres haar klachten in en overhandigde een lijst met namen van personen die volgens haar relevant waren voor het onderzoek, waaronder haar vertrouwenspersoon. De commissie wees erop dat de vertrouwenspersoon mogelijk geen relevante informatie kon of mocht verstrekken vanwege haar beroepsgeheim. De eiseres stuurde vervolgens een aangepaste lijst, waarop de vertrouwenspersoon nog steeds vermeld stond.

Zes van de twaalf door de eiseres genoemde personen, waaronder de vertrouwenspersoon, werden door de klachtencommissie gehoord. Uiteindelijk verklaarde de commissie de klachten van de eiseres ongegrond. Hierop startte de eiseres een procedure bij de rechtbank tegen de gedaagde, met de stelling dat de gedaagde in strijd had gehandeld met artikel 5 en artikel 6 van de AVG.

Verwerking van persoonsgegevens door de klachtencommissie

De rechtbank overwoog dat, hoewel de eiseres geen verzoek tot aanpassing of verwijdering van haar persoonsgegevens had ingediend bij de gedaagde en ook geen verzoekschrift bij de rechtbank had ingediend, dit haar niet belemmerde om haar vordering op de AVG te baseren.

De eiseres had ingestemd met de aanstelling van de gedaagde als klachtencommissie, wat volgens de rechtbank impliceerde dat zij toestemming had gegeven voor de verwerking van haar persoonsgegevens. De commissie moest immers de eiseres en anderen horen, relevante stukken inzien en deze informatie meewegen bij haar advisering.

Het is echter onduidelijk welke vorm van ‘toestemming’ de rechtbank bedoelde. Gaat het om toestemming in de zin van artikel 6 lid 1 sub a AVG? Voor deze vorm van toestemming gelden strenge eisen, zoals vastgelegd in artikel 7 AVG. Uit artikel 4 onder 11 AVG volgt dat onder toestemming van de betrokkene wordt verstaan: ‘Elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling een hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt.’ We menen dat ‘impliciete toestemming’ in de zin van die bepalingen uit de AVG niet voldoende is.

Het horen van de vertrouwenspersoon

De eiseres stelde dat het onrechtmatig was dat de commissie de vertrouwenspersoon heeft ondervraagd over onderwerpen die geen verband hielden met de aanrandingen. Dit vanwege het feit dat de vertrouwenspersoon alleen voor dit onderwerp was ontslagen van haar geheimhoudingsplicht. De gedaagde betwistte dit en wees erop dat de vertrouwenspersoon op verzoek van de eiseres was gehoord. De rechtbank oordeelde dat de gedaagde niet onrechtmatig handelde door de vertrouwenspersoon breder te ondervragen dan alleen over de aanrandingen. De formulering van de eiseres was onvoldoende duidelijk om beperkingen aan te nemen.

Stellen van niet-relevante vragen

De eiseres voerde aan dat de gedaagde in strijd met de AVG had gehandeld door vragen te stellen die geen rechtstreeks verband hielden met de klachten. De rechtbank erkende dat de relevantie van sommige vragen niet direct duidelijk was. Nu benadrukte de rechtbank dat een klachtencommissie de vrijheid heeft om vragen te stellen die bijdragen aan een breder beeld van de situatie of persoon. De eiseres had onvoldoende specifiek onderbouwd waarom deze vragen in strijd zouden zijn met de AVG.

Conclusie van de rechtbank

De rechtbank concludeerde dat niet was aangetoond dat de gedaagde had gehandeld in strijd met artikel 5 of 6 van de AVG. De klachtencommissie had binnen haar bevoegdheid gehandeld door vragen te stellen die, hoewel niet direct gerelateerd aan de ingediende klachten, relevant konden zijn voor de oordeelsvorming.

Rechten en AVG: wees voorbereid

Deze uitspraak benadrukt het belang van duidelijke communicatie en instemming bij de verwerking van persoonsgegevens en de vrijheid van een klachtencommissie om een breed scala aan vragen te stellen om een rechtvaardig oordeel te vormen. Het is cruciaal dat betrokkenen bij een klachtenprocedure duidelijk specificeren wat zij wel en niet toestaan qua gegevensverwerking en welke informatie gedeeld mag worden. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent over je rechten onder de AVG.