Hoe (lang) bewaar en verwerk je een personeelsdossier?

Algemene verplichtingen AVG

In het algemeen geldt dat sinds de AVG voor werkgevers meer regels gelden als het gaat om de verwerking van de persoonsgegevens van hun werknemers. Op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens is er ook het nodige te vinden over personeelsdossiers.

Voor werkgevers is het belangrijker geworden om goed vast te leggen welke gegevens zij over en van hun werknemers verwerken én waarom zij dat doen. Onder de AVG heeft de werkgever bijvoorbeeld een verantwoordingsplicht gekregen. Dat houdt een actieve informatieplicht in die verder gaat dan de informatieplicht in de Wet Bescherming Persoonsgegevens, de voorganger van de AVG. Zo moet de werkgever, voorafgaand aan de verwerking van de persoonsgegevens van haar werknemers, de betrokken werknemers informeren over het doel van de verwerking, de mogelijkheid tot het indienen van een klacht over die verwerking en de mogelijkheid om een eerder door de werknemer gegeven toestemming voor het verwerken van de persoonsgegevens in te trekken.

Ook een goede bescherming van de persoonsgegevens die je als werkgever verwerkt, is erg belangrijk. Vaak zien wij dat de regels zijn opgenomen in een privacyverklaring die specifiek bedoeld is voor de verwerking van de persoonsgegevens van de binnen de organisatie van werkgever werkzame personen. Als kantoor kunnen wij uiteraard behulpzaam zijn bij het opstellen van zo’n privacyverklaring.

Recht op kopie personeelsdossier

Tegenover meer verplichtingen voor de werkgever, staan onder de AVG tegelijkertijd meer uitgebreide rechten voor de werknemers. Als voorbeeld kan worden genoemd het uitgebreider recht op informatie, wat voor de werkgever dus ingekleurd wordt door de hierboven genoemde informatieplicht. Ook heeft de werknemer, als hij daarom vraagt, recht op een (elektronische) kopie van het volledige personeelsdossier. Het moet dan wel gaan om feitelijke gegevens die in dat personeelsdossier aanwezig zijn over de werknemer en rechten van derden moeten daarbij wel gerespecteerd worden. Gedachtenspinsels van de leidinggevenden over die werknemer of interne notities horen als zodanig niet bij het personeelsdossier, terwijl informatie over beoordelings-en functioneringsgesprekken en daarvan opgemaakte verslagen juist wél onderdeel uitmaken van het personeelsdossier waar een werknemer een kopie van kan vragen. Als het afgeven van een papieren kopie te veel werk is, kan je als werkgever ook het elektronische (in gangbare elektronische vorm) personeelsdossier verstrekken of je kunt kosten rekenen voor het verstrekken van kopieën.

Verder kan de werknemer aanspraak maken op het zogenoemde recht van vergetelheid. Hij mag vragen om verwijdering van zijn gegevens, tenzij dat in strijd is met bijvoorbeeld een wettelijke verplichting tot het bewaren van die gegevens.

Bewaartermijn personeelsdossier

Het bewaartermijn personeelsdossier is afhankelijk van de gegevens die je bewaart. Voor personeelsdossiers zijn er geen standaard bewaartermijnen die voor alle gegevens gelden. Sommige persoonsgegevens moet je op grond van wettelijke verplichtingen vijf jaar bewaren (loonbelastingverklaring en identiteitsbewijs) en andere gegevens uit de salarisadministratie zeven jaar (fiscale gegevens). Voor bijvoorbeeld verslagen van functioneringsgesprekken of waarschuwingen geldt geen wettelijke bewaartermijn. Wel kan je er als werkgever belang bij hebben om die verslagen of waarschuwingen gedurende een aantal jaar te bewaren, omdat je die graag als onderbouwing wilt gebruiken in bijvoorbeeld een procedure over een disfunctionerende werknemer. Als een werknemer uit dienst treedt, dan heb je over het algemeen geen belang meer bij het bewaren van dat soort gegevens (tenzij er nog een procedure loopt). In dat geval moet je die gegevens binnen twee jaar na beëindiging in ieder geval verwijderen.

Heb je specifieke vragen over dit onderwerp, neem dan contact op met één van onze privacy specialisten.