Mag een werkgever e-mail en internetgebruik controleren?

Privacy op de werkvloer

Hoewel het niet verboden is om werknemers op de werkvloer of bij het gebruik van de door werkgever ter beschikking gestelde middelen te monitoren, gelden daarvoor wel bepaalde regels. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft op haar site veel informatie staan over diverse specifieke onderwerpen over werknemers en hun privacy, zoals bijvoorbeeld over (heimelijk) cameratoezicht of het screenen van werknemers. Als uitgangspunt geldt dat een werknemer er ook op de werkvloer vanuit moet kunnen gaan dat zijn privacy gewaarborgd is. Dat recht op privacy wordt echter wel begrensd door de vraag of de werknemer er in de gegeven specifieke omstandigheden vanuit mocht gaan dát zijn privacy zou worden gerespecteerd. In sommige gevallen kan het belang van de werkgever om toch een inbreuk op de privacy van de werknemer te maken namelijk zwaarder wegen dan het belang van de werknemer bij die privacy.

Gerechtvaardigde inbreuk op privacy?

Als je als werkgever wilt weten of het toegestaan is om in een specifiek geval inbreuk te maken op de privacy van je werknemer, dan is het goed om jezelf in ieder geval de volgende vragen te stellen:

1) Is de werknemer vooraf geïnformeerd over (de aard van) de mogelijke controle van correspondentie en/of andere communicatie door de werkgever?

2) Wat is de omvang van de controle en hoe ernstig is de inbreuk op de privacy van de werknemer? Wat zijn de gevolgen voor de werknemer?

3) Kun je als werkgever legitieme gronden aanvoeren ter rechtvaardiging van de controle?

4) Is een controle met minder indringende methoden en maatregelen mogelijk? En zijn de werknemer voldoende waarborgen geboden om zich te verweren na de controle?

Bovenstaande vragen benadrukken dat het voor een werkgever van belang is om een weloverwogen keuze te maken voor het uitvoeren van controle en de manier waarop je dat doet. Wat helpt om de controle te kunnen rechtvaardigen is in ieder geval het hebben van een duidelijk protocol voor het internet-en emailgebruik op de werkvloer. Daarin neem je een bepaling op dat controle door de werkgever mogelijk is. Op die manier weet een werknemer dát en onder welke voorwaarden het mogelijk is dat zijn of haar internet-en emailgebruik wordt gecontroleerd. Als je een beleid hebt ontwikkeld, dan is het minstens zo belangrijk om dat beleid consequent toe te passen, zowel bij het uitvoeren van de controle als bij het opleggen van eventuele sancties. Gedurende de controle moet je jezelf bovendien continu af blijven vragen of de controle echt (nog) nodig is om het doel te bereiken dat je met de controle nastreeft. Als je ook met minder vergaande middelen je doel kunt bereiken, dan moet je daar als werkgever voor kiezen. Het gaat namelijk wel om het plegen van een inbreuk op de privacy van je werknemer. Daarbij is het belangrijk om nog eens extra voorzichtig te zijn als het bijvoorbeeld gaat om het daadwerkelijk lezen van de inhoud van privé mails van de werknemer, vooral als die mails ook als privé zijn geduid.

Gevolgen inbreuk privacy

Stel nu dat komt vast te staan dat de inbreuk op de privacy door de werkgever, alle omstandigheden afwegend, toch niet gerechtvaardigd was. Heeft dat dan tot gevolg dat de informatie die je bij de controle hebt verkregen over het internet en/of mailgebruik van de werknemer niet gebruikt mag worden door de werkgever, bijvoorbeeld in een eventuele procedure?
Nee, dit is niet zonder meer het geval. Sterker nog, er zijn diverse uitspraken waar het door middel van de controle verkregen bewijsmateriaal ook “gewoon” in een daaropvolgende procedure tegen de werknemer gebruikt mocht worden.

Maak een weloverwogen keuze

Wil jij nu weten of en zo ja, onder welke voorwaarden je welke controlemiddelen toe mag passen bij het internet-of mailverkeer van je werknemers? Of wil je weten wat de gevolgen kunnen zijn van het door middel van zo’n controle verkregen bewijsmateriaal? Neem dan contact op met één van onze privacy specialisten. Zij helpen je graag verder om een weloverwogen keuze te maken!