Ziek uit dienst: wat moet je als werkgever regelen?

Kan een werknemer ziek uit dienst gaan?

Hoewel we in Nederland een opzegverbod tijdens ziekte kennen, betekent dit niet dat een arbeidsovereenkomst nooit kan eindigen tijdens ziekte. Lees hierover ons blog: Ontslag tijdens ziekte, wanneer kan dat?

In de meeste ziek-uit-dienst situaties is sprake van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd die eindigt tijdens ziekte. Maar ook in op het oog normale situaties (een werknemer heeft bijvoorbeeld zelf opgezegd of de arbeidsovereenkomst eindigt met een vaststellingsovereenkomst) kan de werknemer ziek worden voordat de arbeidsovereenkomst daadwerkelijk eindigt. Dan gaat hij dus ziek uit dienst.

In al die gevallen eindigt de arbeidsovereenkomst gewoon. Daarmee eindigt  dus ook de loondoorbetalingsverplichting, maar kan de ziekmelding wel tot verplichtingen aan de kant van de werkgever leiden. Dat kan ook het geval zijn als werknemer zich binnen 4 weken na het einde van de arbeidsovereenkomst ziek meldt; daarover later meer.

Ziek-uit-dienst melding doen bij het UWV: hoe werkt dat?

Als een werknemer ziek uit dienst gaat, moet je als werkgever op de eerste plaats een ziek-uit-dienst melding doen bij het UWV. Dit is alleen anders wanneer werknemer twee jaar ziek is en er voor hem/haar al een WIA-uitkering is aangevraagd.

De ziek-uit-dienst melding moet uiterlijk op de laatste dag van het dienstverband worden gedaan. Wordt de melding niet of te laat gedaan, dan kan werkgever geconfronteerd worden met een boete. Die boete bedraagt (december 2024) € 455,00. De melding ziek-uit-dienst kan online worden gedaan via het Werkgeversportaal van het UWV. De melding is meteen ook een aanvraag van de ZW-uitkering voor werknemer.

Re-integratieverslag opstellen bij een ziek-uit-dienst situatie

In beginsel moet een werkgever bij een ziek-uit-dienst situatie een volledig re-integratieverslag overleggen aan het UWV. Hierop zijn de volgende uitzonderingen:

• Is werknemer na zijn ziekmelding korter dan 6 weken in dienst gebleven, dan hoeft werkgever geen re-integratieverslag op te stellen.
• Als werknemer na zijn ziekmelding tussen de 6 en 10 weken in dienst is gebleven volstaat een verkort re-integratieverslag.

Hierover is meer te vinden op de website van het UWV.

Wat houdt een Ziektewet uitkering in?

In beginsel heeft een werknemer die ziek uit dienst gaat, aanspraak op een ZW-uitkering. Maar dit is niet altijd het geval. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat een werknemer al een nieuwe arbeidsovereenkomst heeft gesloten met een andere werkgever. Dan zal die nieuwe werkgever in beginsel het loon tijdens ziekte moeten doorbetalen en is er om die reden geen aanspraak op een ZW-uitkering.

Het kan ook zo zijn dat een werknemer tijdens zijn ziekte heeft ingestemd met een beëindiging van zijn arbeidsovereenkomst of zelf de arbeidsovereenkomst heeft opgezegd. In dat geval zal er ook geen recht zijn op een ZW-uitkering omdat de werknemer dan een benadelingshandeling zal hebben gepleegd. In dat geval mag het UWV een ZW-uitkering weigeren. Van een benadelingshandeling is ook sprake als de werknemer tijdens ziekte geen verweer heeft gevoerd tegen een zijn ontslag tijdens een ontslagprocedure bij UWV of een ontbindingsprocedure bij de rechter . Dit is alleen anders als werknemer geen enkel verwijt kan worden gemaakt van het feit dat geen verweer is gevoerd.

Wat nu als een werknemer op de einddatum van de arbeidsovereenkomst niet ziek was maar zich na de einddatum ziek meldt, al dan niet met terugwerkende kracht? Als er geen nieuwe werkgever is die in die situatie het loon moet doorbetalen kan de ex-werknemer vanwege de nawerking van de Ziektewet aanspraak maken op een ZW-uitkering, mits de arbeidsongeschiktheid binnen 4 weken na de datum waarop de arbeidsovereenkomst eindigde is ontstaan.

Wordt de ex-werknemer ziek vanuit een WW-uitkering, dan geldt in beginsel een periode van 13 weken waarin de WW-uitkering nog doorloopt en pas daarna krijgt hij/ zij een ZW-uitkering. In dat geval wordt de ziekmelding toegerekend aan het UWV en zijn er geen gevolgen voor de ex-werkgever. Maar het UWV zal dan wel onderzoeken of de werknemer niet al ziek was voorafgaand aan de toekenning van de WW-uitkering. In dat geval kan het UWV ertoe overgaan om de WW in te trekken en alsnog een ZW-uitkering toe te kennen. De ex-werkgever krijgt als belanghebbende bij dit besluit hier dan wel bericht over en kan hier ook bezwaar tegen maken.

Financiële en juridische gevolgen van de toekenning van een ZW-uitkering

De toekenning van een ZW-uitkering kan voor de werkgever leiden tot financiële gevolgen en ook tot verplichtingen in het kader van de re-integratie als sprake is van:

• een werknemer die ziek uit dienst is gegaan
• een ex-werknemer die binnen 4 weken na het einde van de arbeidsovereenkomst ziek is geworden
• een ex-werknemer die zich met terugwerkende kracht ziek heeft gemeld op een datum die valt binnen 4 weken na het einde van de arbeidsovereenkomst.

Of dit voor de werkgever gevolgen heeft hangt van meerdere factoren af.

Wat als de werkgever tot het publieke bestel behoort?

Behoort de werkgever tot het publieke bestel (dus wordt er gebruik gemaakt van de WIA), dan hangt het af van de totale loonsom binnen het bedrijf of de toekenning van een ZW-uitkering tot financiële gevolgen voor de werkgever leidt.

Is sprake van een kleine werkgever (totale loonsom in 2025 lager dan € 990.000,-) dan zal de toekenning van een ZW-uitkering aan een ex-werknemer geen gevolgen hebben voor de hoogte van de premie Werkhervattingskas (Whk). Kleine werkgevers betalen namelijk alleen een sectorale premie betalen, afhankelijk van de sector waarin de werkgever actief is.

Voor middelgrote en grote werkgevers geldt dat die een hogere gedifferentieerde premie moeten betalen bij instroom van een werknemer in de ZW, als de uitkeringslast is terug te voeren op werkgever.

Bij grote werkgevers is de premie die zij betalen volledig afhankelijk van de arbeidsongeschiktheidslast. Dit kan tot forse premieheffingen leiden. Die hogere premie wordt opgelegd twee jaar na het jaar waarin de ZW-uitkering is toegekend.

Omdat een ZW-uitkering maximaal 104 weken duurt (dan wel korter als werknemer bij aanvang van de ZW-uitkering al enige tijd ziek was), zijn de gevolgen voor de gedifferentieerde premie Whk beperkt tot die periode. Maar wordt de ZW-uitkering gevolgd door een WGA-uitkering (geen IVA), dan geldt voor die WGA-uitkering ook dat de gedifferentieerde premie Whk vanwege de uitkeringslast kan stijgen, als werkgever voor de WGA ook tot het publieke bestel behoort. De werkgever kan voor een periode van maximaal 10 jaar een hogere premielast ervaren voor zijn hele personeel.

Behoort de werkgever tot het publieke bestel dan is het UWV verantwoordelijk voor de verdere re-integratie van de werknemer (en dus niet de (ex-) werkgever). Wel blijft de werkgever, zolang de arbeidsovereenkomst voortduurt verplicht om de werknemer passende arbeid aan te bieden als daarvoor binnen de eigen organisatie een mogelijkheid ontstaat.

Ziektewet en werkgeverschap: eigenrisicodrager (ERD)

Als werkgever Eigenrisicodrager (ERD) is voor de ZW-uitkering, dan moet de werkgever de ZW-uitkering van de zieke ex-werknemer zelf betalen. De werkgever is ook verantwoordelijk voor de re-integratie, inclusief de mogelijkheden binnen de eigen organisatie. Dat geldt zolang de (ex) werknemer aanspraak heeft op een ZW-uitkering. Wordt de ZW-uitkering gevolgd door een WIA-uitkering (WGA-uitkering) en is werkgever ook daarvoor ERD, dan geldt hetzelfde voor de WGA-uitkering.

Wanneer wordt een ZW-uitkering niet toegerekend aan werkgever?

Een ZW-uitkering wordt niet altijd toegekend aan de werkgever. Dat gebeurt niet als sprake is van ziekte:

• vanuit een WW-situatie;
• als gevolg van orgaandonatie;
• die zijn oorzaak heeft in zwangerschap of bevalling;
• van een werknemer voor wie de no-riskpolis geldt.

In deze situaties betaalt het UWV de ZW-uitkering.

Tips voor werkgevers bij een ziek-uit-dienst situatie

In de situatie dat de werkgever tot het publieke bestel behoort en de re-integratieverplichtingen door het UWV worden overgenomen heeft de werkgever weinig zicht op wat er gebeurt als een ex-werknemer een ZW-uitkering krijgt die aan de werkgever wordt toegerekend.

Wel kan de werkgever de regie wat meer naar zich toetrekken door in elk geval in de arbeidsovereenkomst een aantal verplichtingen op te nemen voor het geval een werknemer tijdens het dienstverband of binnen 4 weken na het einde van de arbeidsovereenkomst ziek wordt. Zoals de verplichting om zich dan ziek te melden bij de ex-werkgever, gehoor te geven aan een oproep van de bedrijfsarts, mee te werken aan een aangeboden re-integratietraject, etc. Die verplichtingen moeten dan gelden zolang de door de overheid aan de werknemer verstrekte uitkeringen wegens arbeidsongeschiktheid op de één of andere manier kunnen meewegen bij de berekening van door de werkgever te betalen premies dan wel op andere wijze kunnen leiden tot financiële verplichtingen voor werkgever als gevolg van de socialezekerheidswetgeving.

Ook is het voor de werkgever die tot het publieke bestel behoort belangrijk om jaarlijks de premieheffing Whk van de Belastingdienst goed te controleren. De beschikking waarin de premie Whk wordt gecommuniceerd wordt doorgaans elk jaar in november afgegeven door de Belastingdienst.

De ervaring leert dat deze beschikking niet altijd klopt. Is de werkgever bijvoorbeeld terecht aangemerkt als kleine, middelgrote of grote werkgever? Klopt de sector waarin de werkgever is ingedeeld?

Als sprake is van een verhoging van de gedifferentieerde premie krijgt de werkgever bij de beschikking premieheffing niet te zien om welke (ex-)werknemers het gaat. Het is wel mogelijk om bij het belastingkantoor een specificatie te vragen van de instroomgegevens.

Aan de hand van die gegevens kan de werkgever dan beoordelen of de gedifferentieerde premie correct is berekend. Zo niet, maak dan bezwaar tegen het besluit van de Belastingdienst. Let daarbij wel op de termijnen die daarvoor gelden.

Voor de werkgever die ERD is geldt het bovenstaande niet, omdat de ERD zelf een re-integratieverplichting heeft en dus al de regie heeft. Is het ERD-schap verzekerd bij een verzekeraar, dan zal die verzekeraar doorgaans invulling geven aan de re-integratie, afhankelijk van wat daarover met de verzekeraar is afgesproken.

Ben je als werkgever van mening dat er helemaal geen ZW-uitkering had moeten worden toegekend aan de werknemer, bijvoorbeeld omdat je vermoedt dat werknemer niet ziek is c.q. om andere redenen geen ZW-uitkering had moeten krijgen, dan is het zaak om tegen de toekenning van de ZW-uitkering zelf bezwaar aan te tekenen bij het UWV. Het UWV stuurt jou als ex-werkgever altijd de beslissing van de ZW-uitkering toe. Denk daarbij wel aan de termijn die daarin staat voor het indienen van bezwaar.

Bij wie je bezwaar indient, hangt dus af van waartegen je bezwaar maakt. Gaat het om de vraag of de werknemer al dan niet terecht een ZW-uitkering ontvangt, dan moet je bij het UWV zijn. Gaat het om de toerekening van de uitkering aan jou als werkgever of om de hoogte van de gedifferentieerde premie, dan moet je bij de Belastingdienst zijn.

Als de ERD is moet hij bezwaar maken tegen de beslissing van het UWV die inhoudt dat werkgever als ERD de ZW-uitkering moet betalen.

Conclusie: waar moet je op letten als werkgever?

Als werkgever kun je bij een ziek-uit-dienst situatie voor complexe vragen komen te staan. In dit blog hebben we geprobeerd wat meer duidelijkheid te geven over de aandachtspunten in die situatie. Heb je hier vragen over? Neem dan contact op met één van onze specialisten Arbeidsrecht.